Polisens guide för sociala medier

Under vår första intervju mottog vi med glädje polisens interna handledning för sociala medier. Jag har nu läst det 45 sidor långa kompendiet och försökt plocka ut godbitarna. Här är resultatet:

Handledning: Polisen i sociala medier

Rikspolisstyrelsens kommunikationsavdelning har skapat en handledning för polisen i sociala medier. Den har getts ut i flera versioner, med senaste version 2.1 och är till för polismyndigheter som avser etablera en närvaro i sociala medier. Syftet med handledningen är att säkerställa att Polisen uppfattas som en tydlig och enhetlig avsändare i de sociala medierna samt att juridiska krav i samband med detta följs.

“Polisens närvaro i de sociala medierna ska bidra till att Polisen lever upp till uppdraget att minska brottslighet och att öka människors trygghet. Närvaron i sociala medier kan bidra till en ökad synlighet och tillgänglighet samt till det brottsförebyggande arbetet och ökad trygghet på nätet. Sociala medier gör det också snabbt att nå stora grupper med information”.

Det är upp till respektive polismyndighet att fatta beslut om eventuell närvaro i sociala medier. Beslutet ska föregås av en analys av syfte, mål, resurskrävan samt verksamhetsnytta. Varje kanal  i sociala medier som startas av Polisen ska ha tydliga syften och mål som formulerats utifrån Polisens uppdrag. I handledningen anges att målen ska gå att mäta och syftet bör regelbundet utvärderas genom att följa upp arbetet med de sociala medierna. För varje initiativ som tas i de sociala medierna ska målgrupp samt målgruppsnytta anges. Målgrupper  bör grupperas utifrån behov av information, dialog och geografisk placering. Exempel på målgrupper som anges är ungdomar, intresserad allmänhet och brottsutsatta.

Den tidigare nämnda E-delegationen har satt upp flertalet riktlinjer för myndigheter i sociala medier vilka anges i polisens handledning. Exempel på sådana är att det tydligt ska framgå att det är myndigheten som ansvarar för ett socialt medium samt att språket ska vara modernt och begripligt, även för personer med funktionsnedsättning. Ett stort avsnitt i guiden ägnas åt det juridiska och vilka rättsregler som gäller. Även här anges E-delegationens riktlinjer som vägledning. Samma rättsregler som gäller när myndigheter kommunicerar med enskilda via exempelvis e-post bör tillämpas vid myndigheters användning av sociala medier. Det kan vara svårt att avgöra vad som är allmänna handlingar i Polisens sociala medier eftersom att inlägg som utomstående gör till Polisens kanal blir en allmän handling. De handlingar som måste diarieföras enligt offentlighets- och sekretesslagen är de som omfattas av sekretess. Dessa ska då tas bort från det sociala mediumet och överföras till myndigheten för diarieföring.

Vidare beskrivs olika kanaler för sociala medier (Facebook, Twitter, Youtube och LinkedIn) och valet av kanal ska baseras på syfte, mål och målgrupp. Twitter besrkivs som en kanal där det är lätt att sprida information till många på kort tid eftersom att möjligheten att sprida informationen vidare finns. Dessutom läggs Polisens händelserapportering, nyheter och trafikinformation från varje län ut automatiskt. Guiden betonar att Polisens webbplats polisen.se ska utgöra navet för närvaron i sociala medier genom att mycket av den information som publiceras bör ange polisen.se som källa.

Handledningen innehåller även ingående instruktioner kring det praktiska genomförandet av skapandet konton hos de sociala medierna Facebook och Twitter vad det gäller inställningar, utformning och behörigheter.